2013-10-17 14:44:43
医院采购中,物资材料采购已经占到了一个相当大的比例。各医院针对物资材料采购的内部控制制度建设却不尽如人意,采购环节存在各种人为风险、自然风险和经济风险。为了规范物资材料采购管理工作程序,保障医院物资设备技术水平,节约采购资金,提高医院整体工作效率、资金利用率和经济效益,在此,浅谈一下医院物资材料采购内部控制制度,希望对各医院在激烈的市场竞争中保持优势的科学管理方法有所帮助。
一、采购申请的制度框架
1、物资材料采购申请流程图
物资采购内部控制制度与其他环节的内部控制制度相比流程较为复杂且存在管理难度,目前我国的医疗单位内部控制制度建设也尚处于探索发展阶段。本文采用比较直观简洁的流程图模式对物资材料采购的内部控制制度进行初步分析探讨,重点是突出采购内部控制制度的流程,以作为采购流程在实际中管理应用的思路。
物资材料采购内部控制流程图1
流程图一:物资材料采购申请审批流程图
2、释义
流程图一表示的是物资材料采购从提出采购申请到采购单申请生效的流程,涉及单据包括:①年度采购计划单,②临时采购申请单,③可行性报告分析表。各医院需按具体情况制订④物资材料采购授权审批制度。
释义:①年度采购计划单:各科室当年按照科室需求和业务需要提出采购申请,填制来年的采购计划单,经科室主任审签通过后,分别交后勤和设备管理部门汇总。年度采购计划单一般应包含以下几个主要项目:
物资材料采购年度计划单
单位: 申请部门:
项目 | 采购物资 要求说明 |
规格型号 | 数量 | 金额 (预算数) |
资金来源(选择用√表示) | 采购时间意向 | |||
自筹 | 科研基金 | 项目基金 | 课题基金 | ||||||
申请人: 科室主任: 接收部门:
日期: 日期: 日期:
填表说明:本表一式三份,经审核后一份退申请人,科室主任、接收部门(后勤部门或设备管理部门)各留一份。
后勤部门或设备管理部门将收到的各科室递交的《物资材料采购年度计划单》整理汇总后,形成《全院年度采购计划汇总表》上报财务部门(一般在每年的11月上报)。财务部门以此作为来年全院财务计划和资金使用计划的依据。加强医院预算管理和采购计划管理能大大降低采购的随意性风险和技术进步风险。
②临时采购申请单:除各科室在当年填制的来年《物资材料采购年度计划单》外,如遇特殊情况科室需要临时增加当年的物资材料采购(例如突发自然灾害、人为灾害或突发疾病等情况),也可按照医院制订的紧急采购程序填制《临时采购申请单》。《临时采购申请单》和《物资材料采购年度计划单》内容一致,但采购时间要求需填制清晰,由于临时采购申请一般为突发事件,对时间要求比较苛刻,故《临时采购申请单》填制的采购时间限制尤为重要。设备管理部门或后勤部门收到《临时采购申请单》后应按医院制订的《采购紧急预案》严格执行审批程序。
无论是年度采购计划单还是临时采购申请单,意向时间均应清晰填写,以便后勤部门或设备管理部门根据已审批生效的采购申请单中填写的意向时间安排采购前期工作和招标工作。通过按正常采购程序申请的物资采购年度计划单经审批生效后,医院应要求后勤部门或设备管理部门原则上应按照意向采购时间提前三个月发布招标公示,各科室主任可根据公示时间和内容核对申请采购的物资材料。通过《采购紧急预案》程序申请的临时采购申请单经批准生效后,应严格按照医院制订的《采购紧急预案》规定的时间限制交医院各级相关部门讨论通过并上报院办公会批准后执行。
③可行性报告分析表:后勤部门或设备管理部门整理和汇总收到的各科室采购申请单后,需填制《全院年度采购计划汇总表》。每年年底前,接收部门应把《全院年度采购计划汇总表》报送财务部门,财务部门对各科室提出的物资材料采购申请提供财务数据支持。以购买一台医疗设备为例,科室提出的医疗设备购买计划中可根据以往购买价格、网上报价或同级医院购买价格预计采购设备的估算价。财务部门根据每日的门诊数量和上报物价部门审批的收费标准估算出该设备的成本收回时间,再结合设备的使用年限估算出该设备在使用期内的年收益率和综合收益率,以及该设备的周转天数等财务数据作为购买参考。医院领导不仅可以根据这些财务数据和医院整体资金使用状况情况对《全院年度采购计划汇总表》进行审批,也可根据这些数据对医院整体的年度成本控制计划进行分析和参考。
④采购授权审批制度:医院管理和企业管理一样,都是一个集权和分权的博弈。医院物资材料采购管理也可以引进信用审批中的授权审批制度,以节约医院资源,加快医院经济发展,重点控制大笔金额货币资金支付业务。授权审批制度要结合各医院情况严格设置上下限,以防止授权过大、过小和越权审批现象。以某医院设置的授权审批权限为例:采购总金额在一万元以下的采购由“科室主任”审批后方可执行;一万元以上五万元以下的采购由购买该设备的“科室主管院长”和“后勤或设备主管院长”审批(若购买科室也属于后勤或设备管理部门,则由“后勤或设备主管院长”和“院长”审批);五万元以上五十万元以下的采购由“后勤或设备主管院长”和“院长”审批;五十万元以上的采购由医院领导集体决策讨论审批。为了防止购买部门化整为零以降低审批层次,一般我们所指的采购总金额是指同期同批次物资采购的总和,例如某一设备购买后不能单独使用或不能单独创造经济效益,必须同其他设备共同安装后才能使用或创造经济效益,应将此设备和其他共同安装使用的设备购买总金额加总后按照授权审批制度进行审批。各医院设置的授权审批上下限可根据各医院的情况设置,但对于金额较大或对医院有重大影响的物资材料采购,一定要采取集体决策的审批方式。
⑤年度采购计划审批生效后, 由后勤部门和设备管理部门在医院网站或医院院务公开栏公示各科室提出的采购计划,公示时间不少于七天。若采购申请经审批生效,应在公示中列明医院意向采购时间;若采购申请未经批准,应列明原因。
二、 采购执行的制度框架
采购的执行部门为后勤部门和设备管理部门。以下以设备管理部门为例进行阐述。在收到经审批生效的物资采购申请单后,设备管理部门便开始着手开展物资采购执行程序。设备管理部门应根据物资采购年度计划单中列明的采购时间意向安排采购工作。
1、采购方式
设备管理部门收到经审批生效的采购申请单后,应按照相关规定实施采购程序。医院可根据采购价格选择采购方式,例如:五万元以下的采购采用竞争性谈判方式;五万元以上五十万元以下的采购采用邀请招标方式(邀请招标指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标);五十万元以上的采购采用公开招标方式(公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标);对于单一来源的采购采用单一来源的谈判方式。
对于达到招标金额的采购(金额在五万元以上),即按照规定执行招标准备。设备管理部门可分设多个小组,负责招标前期工作。在医院条件允许的情况下,医院也可设立由院长直接领导的“院级-评价管理部门”,负责组织实施医院设备和大宗物资的年度采购计划及新进物资采购的前期论证和进院后的管理等工作。该小组直接对院长负责,组成成员与招标小组人员和设备管理部门、后勤部门负责人相背离,并可对设备管理部门和后勤部门的工作进行评价建议,以达到对物资材料招标、采购和管理的三方有效牵制。无论医院采用在设备管理部门下分设多个小组还是成立“院级-评价管理部门”,都需严格按照流程进行采购管理,使医院在采购环节合理利用资源,降低采购成本,发挥好设备物资在医疗、教学和科研工作中的作用。一般组织的开标时间应在意向采购时间前两个月进行(公示时间为列明的采购时间前三个月)。特别需要注意的是,招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则,不得将依法必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。
2、物资材料招标采购流程图
以下列示的是以设备采购为例从采购招标前期工作至合同签订程序的内部控制流程图:
物资材料采购内部控制流程图1
流程图二:物资材料采购招标流程图
3、释义
以设备采购为例对物资材料采购流程图二释义:
①设备管理部门-询价小组:在公开、公平、公正的规范的采购过程中,医院应该充分利用已有的价格信息,努力降低采购成本。影响采购价格的因素很多,除了规格型号、品牌档次与技术配置外,还包括地域差异、医院的规模与影响力、保修时间、技术人员的培训、付款方式和售后服务等因素。要掌握市场行情,最大程度维护医院利益是一项十分艰巨的任务。询价小组应建立物资材料价格数据库,将以往采购的物资材料价格、网上搜索的医院采购招标公示结果、物资及医疗设备公司公开报价、拟投标单位提供的以往销售物资有效合同和发票的复印件、其他医院采购价格等作为参考数据录入价格数据库。在每次招标前,询价小组应参考价格数据库中的报价,调查购买设备供应商提供的报价和走访市场等多方面工作,这项工作虽然费时费力,但掌握市场行情有助于我们在招标工作中掌握价格主动权。可以说,询价小组工作结果的优劣直接影响着最终招标价格谈判的结果。
②设备管理部门-技术小组:技术小组的成员应由医疗行业的专家或本院从事医疗科研技术的专家、设备管理部门的技术人员组成。建议医院建立技术专家库,需要进行技术鉴定时,从专家库中随机抽取专家进行鉴定评估,特殊招标项目可以由医院领导直接确定专家人选。若医院技术力量不足时,可从医疗行业或外部聘请其他专家参加技术小组。
③设备管理部门-资质审查小组:资质审查小组主要有两项重要工作,一是发布招标公告,二是对投标单位进行资质审查。发布招标公告可以采取多种方式,医院可以选择在医院开通的网站上发布,也可在对行业或地区有影响力的网站上发布(例如中国医疗器械招标网等网站),还可以在医院公告栏张贴招标公示,亦可以采用多种方式并行发布招标公告。除此之外,招标人亦有权委托招标代理机构办理招标事宜。采用邀请招标方式的,应当严格按照《中华人民共和国招标投标法》的规定向三个以上(含三个)具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。
对于招标方式购买的物资材料,资质审查小组需根据审批生效的采购申请单中列明的意向采购时间,提前三个月进行招标公示,各科室主任也可根据网站或公告栏中发布的公示信息核对该科室购买的物资材料是否遗漏或延迟。
资质审查小组的另一项重要工作是对投标单位和投标物进行资质审查。在审查对方单位投标资质时,要求其提供营业执照、法人委托书、信誉记录、代理委托书等各项资质证明文件;对购买物资材料进行资质审查时,要求其提供《市场准入证》、《医疗器械注册证》、《医疗企业经营许可证》等有效证件。通过资质审查,杜绝虚假投标。
④设备管理部门-事物小组:事物小组主要负责对收存的投标企业的资质档案进行整理分类以及处理设备管理部门的事务性工作。事物小组在每次招标前,应将询价小组收集的价格信息和资质审查小组登记的竞标企业整理排序,列出竞标企业清单和询价信息,供招标小组使用。