2013-11-04 10:07:21
加强药品管理内部控制
内容摘要:随着医疗事业的发展,药品在医疗过程中的地位和作用也愈加重要,无论对于医院或是患者,通常药品费用比例占总医疗费用的一半以上,如何加强医院药品管理,能够更加及时、科学、准确的对药品进行管理是每个医院的目标。
随着卫生医疗事业的发展,人民群众对卫生医疗服务水平的要求不断提高,医院管理在医疗工作中的作用愈加显现。不论是新的医疗技术的突破、申报,还是药品的购销、使用,都离不开有效的管理。医院对各项工作的管理使每一个环节紧密有机的结合为一体,保证医疗整体工作地顺利进行。
其中,药品在医院治疗患者的过程中占据着极其重要的地位和作用。无论从效率效果的体现还是费用比例的构成,药品始终是医院赖以生存的重要构成。公立医院为差额拨款事业单位,国家对医院补偿体现在允许医院对药品招标零售价格基础上有7%~15%的加价空间,药品收入中的加价部分极大的补偿了医院的经营运转。我院作为北京市卫生局直属三级甲等医院,连续多年保持着全市医疗保险就诊病人数第一,门急诊患者日均逾6200人次,肾移植术后病人、癌症、肾透析三种特殊病病人长期带药治疗;同时在目前大门诊、小住院(从2004年医院扩大了门急诊面积,启用新门急诊楼后门急诊就诊人次同比2003年增加了16.1%),药品收入一直占到医药收入的一半以上。可以说医院对药品的管理质量高,经营就成功了一半。作为综合医院我院药品管理部门为中西药剂科,下设:门诊中西药房、药库,儿科药房、急诊药房、各病房药房、医保中心药房等多个二级药房。
按照内部审计部门的年度审计计划,我处于2009年4月某天对中、西药剂科进行了药品抽查盘点。因我院白天就诊人次多,药品发出量大数据变动快,只能利用下班后进行。我们随机填写了阿莫西林克拉维酸钾片(安灭菌片 6片装)、谷维素片、银杏天宝片、参莲胶囊等中西药品各20种的药库账面库存数量、和实际库存数量、药房账面数量和抽查实际数量的调查表格,待下班后三人跟随药品直接管理人员对以上数据进行分头查找。在对药库数量核对后很快得出正确的结论,同时我院药剂科在管理程序上严格遵循药品药库内部控制管理规定进行了岗位分离,各司其职;进行到药房药品抽查时,我们清点了抽查药品货架上的实际数量,但药房管理者却告诉我们恐怕在短时间内无法核对出单个药品应有的实际账面数。这立即引起了我们的重视,在进一步的谈话中了解到,目前药房对药品并不进行抽查盘点管理,盘点工作都是在每月临近月底的某天固定进行。并且无法做到“时时个别”管理,只能利用HIS系统对当月的所有实际形成收入金额加减各二级药房的领退金额(不包括存在质量问题而退药的药品,为正常用药)与出库金额加上盘点时实际留存药品的金额与总出库金额计算差额形成总的药品盘点。
不能进行“时时个别”数量管理其原因有:各二级药房的手写领单不能马上输入;由于系统原因有时有无法刷出的处方,如特种病、透析记账处方;报损药品需要退回药库,由药库再退到厂家,按月末统计等原因。我们意识到这种模式极有可能造成药品管理的漏洞,给一些非正常损失带来空间。 同时药品管理人员也认同我们的观点,因目前程序受制于HIS系统模式(只能对总金额进行统计),无法通过本部门改变盘点现状,尤其遇到调整药品价格时盘点更为麻烦,总要人为计算出变动数据才能进行整体盘点。
我们又咨询了医院计算机室,了解不能进行数量管理的原因。因药品的二级药房等频繁领药,一部分数据往往只在手工显示不能及时上传到系统,常常出现药品实际有库存,但系统显示为零,反之亦然。考虑到工作和病人的便捷,避免因信息的不对称给病人造成麻烦,对系统上的药品存有量设置了无限大的库存量,断档空缺药品由药剂科信息人员及时通知计算机室改为零库存以便大夫实际开药。因此,HIS系统对药品的管理只体现在实际确认收到金额上而不是数量上,只能保证一段期间内药品的动向,而不能保证每个时间都是准确的。如果改为数量管理,无论从各级药房、到各科室信息管理上都需要统一、及时配合,必须保证药品信息数字与实际数字同步、准确,做起来较有难度。
对于此次盘点检查的结果,在对药剂科、计算机室及一些基层科室了解后,我们汇总了各方意见,以及内部控制中要求的正确做法和建议一并汇报给主管院长,院长听后极为重视。多年主管财务的经验使他意识到目前的管理方式极有可能造成损失,不能进行“时时个别”的数量管理,只能在月末计算出整体金额情况,一旦出现了较大差异不易找出原因,给管理带来困难。结合财务制度和内部控制制度要求,院长首先召集了药品部门主管副院长、药剂科主任及计算机室、医务处主任了解具体情况,明确了整改要求,确定了涉及部门。之后,由副院长主持召开了由财务处、医务部、护理部、中西药房、计算机室等部门参加的加强药品管理会议,“——取消虚拟库存,实现药品实库存管理”。各部分明确目标、逐级分解任务,医务及护理部门布置各医疗科室做好每天白班下班前预计夜间用药量,备好常用及部分急救药品,不大量存放。财务规定借药、领药按授权填好领单,专职人员及时输机,确保账实相符。计算机室配合完成程序改革,并在运行后随时发现问题,进行完善。在经过多次各科室沟通座谈会后,在充足的准备下,我院计算机程序经过多次试验、调试,利用周五中午取药病人少,数据相对稳定,在6月26日12:30-12:40对计算机系统关于药房管理部门进行了升级改造,并及时跟踪实际运行情况。同时护理部门在院办公网上公告医院近期将停止使用手写领药单,领药科室一律在计算机上填写出库申请单,然后直接到病房西药房或药库领药并提供输机操作培训。
通过此次对药房检查盘点的常规审计工作,使医院及时的发现存在问题,在管理上堵塞了漏洞,为医院减少了潜在的损失和风险,在院实现药品实库存管理的道路上又前进了一步,发挥了内部审计的“免疫系统”的职能。作为一名内审人员感到十分高兴、光荣,同时深感身上的责任和使命,更加清楚的认识到只有树立科学的审计理念,认真履行免疫系统的责任,及时有效的深入基层,才能使审计的制约性和建设性得到提升和发挥。(刘昊默)