2019-10-20 09:36:37
复旦大学附属儿科医院 厉应李晴 张瑾
【摘要】:随着医疗体制改革的不断深入,以及医疗卫生事业在公立医院的蓬勃发展,医院经济活动日趋活跃的同时经济合同的签订数量和涉及金额在不断地增加,经济合同事前审计的规范性管理上也存在着一系列问题。为了维护医院的合法权益,医院加强对经济合同事前审计的重视程度,不断规范和完善经济行为。应用管理工具解决质量管理问题是持续改进工作质量的重要内容之一。本文以复旦大学附属儿科医院内部审计探索运用PDCA循环管理工具解决医院经济合同事前审计管理规范工作,通过动态循环管理模式,持续规范经济合同和经济行为的管理,从而实现全面质量管理。
【关键词】:经济合同事前审计 应用管理工具 PDCA循环 公立医院
一、PDCA循环法的基本原理和步骤
PDCA循环将质量管理分为四个阶段,即计划(plan)、执行(do)、检查(check)、处理(Act),又称质量环,是全面质量管理的思想基础和方法依据。在质量管理活动中,要求把各项工作按照做出计划、计划实施、检查实施效果,然后将成功的纳入标准,不成功的留待下一循环去解决。
PDCA循环法的基本步骤主要包括:一是发现问题和分析现状,以识别改进的区域;二是分析质量问题中各种影响因素;三是找出影响质量问题的主要原因;四是针对主要原因,提出解决的措施并执行;五是检查执行结果是否达到了预定的目标;六是把成功的经验总结出来,制定相应的标准;七是把没有解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环去解决;八是必要时,对结果进行评审,以确定进一步改进的机会。
二、运用PDCA循环提升公立医院经济合同审计的意义
随着社会主体市场经济的迅猛发展以及医疗卫生事业的改革深入,医院经济活动涉及各类合同的签订也越来越普遍,对外签订的经济合同从数量和涉及金额上均大幅增加,医院经济合同管理上仍存在一系列细节问题,从而导致潜在的风险和经济纠纷也随之不断。探索运用PDCA循环管理工具解决医院经济合同审计工作,不断地发现问题,制定措施并结合实际情况优化流程,从而实现在经济合同事前审计过程中把握关键点,规避潜在的经济纠纷,更好地维护医院的经济利益。
三、PDCA循环法在复旦儿科经济合同事前审计的应用实践
(一)复旦儿科经济合同事前审计的背景
为加强医院对经济行为的严格把控,进一步规范经济合同(协议)的审核程序,明确合同(协议)事前审计的使用范围,将医院内部审计工作端口前移,内部审计部门从源头上加强对经济行为的监管,规避经济风险。因此,凡由医院对外签署金额≥10万元的重大经济合同(协议)均需根据职责范围由主管部门、法务部门、财务部门、审计部门事前审核。医院的内部审计部门审核内容具体包括:审核合同(协议)签订程序的合规性,是否按照医院规章制度进行采购;审核合同(协议)送审材料的完整性;审核合同(协议)主体资格、经营资格的合法性、有效性;审核合同(协议)签约方名称与招标及中标单位名称是否一致,审核合同(协议)价款是否与中标通知书、谈判纪要、询价结果是否一致等。
(二)PDCA循环法在复旦儿科经济合同事前审计的应用
1.Plan 阶段
项目起始于2018年1月,组建质量改进小组通过“头脑风暴”后讨论确定以2018年1-6月为基线调查阶段,在此期间事前审计的经济合同共65份,审计结果显示,由于不规范而被退回的合同数量31份,不规范率达到47.69%。在认真梳理事前审计过程中发现的问题并分类汇总后,结合医院的现状以及实际工作情况进行深刻的剖析和认真细致的研究,采取鱼骨头的形式分析具体原因,拟定对应的改进措施。
图1 合同事前审计中发现问题鱼骨图
2.Do 阶段
医院内部审计部门从2018年7月采取应对经济合同事前审计过程中退回的原因进行分析汇总以及结合实际工作情况制定相应的方案及措施,对发现的问题逐一进行改进;各业务部门根据自身经济合同签订过程中的不足以及部门的实际情况完善相关内部控制制度流程和管理程序,健全内部管理机制,更有效地改进经济合同审核中存在的缺陷。主要采取以下几个措施:
(1)修订完善相关管理制度。为了加强医院内部管理,进一步规范经济合同的审核,医院内部审计部门协同相关审核部门调整儿科医院经济合同事前审计管理的规定,明确了各职能部门的审核职责,细化了合同(协议)审签的基本程序、流程以及送审材料的要求等。通过职能部门的层层把关,以确保采购流程合理有效,经济合同合法合规,采购资料真实完善,从而防范经济纠纷,维护医院的合法权益并较好地履行了风险防控的审计职能。借助于医院的信息化建设,《合同(协议)事前审核》OA工作流程正式上线,大大提高了合同流转的效率;具体工作流程图如图2;
图2 《合同(协议)事前审核》OA工作流程
(2)组织培训。医院内部审计部门组织各业务部门关键岗位人员学习经济合同事前审计的具体工作流程以及审核过程中所需材料的规范性,使各关键岗位的相关人员了解经济合同事前审计过程中应关注的要素关键点以及存在的基本风险点,加强风险防范的意识和能力;
(3)完善主要经济业务合同模板。为了更有效地完成工作流程,各相关业务部门分类整理主要经济业务的合同模板,由法务部门确定了规范的合同格式和内容,特别关注了合同条款中的付款方式、违约责任、合同起止日期等主要条款。
3.Check 阶段
实施一段时间的PDCA管理方法,医院内部审计部门对改进措施的落实情况进行跟踪督导和评价分析,2018年下半年经济合同的规范比例有所上升。具体情况对比如表1和图3。
表1 PDCA管理前后合同规范情况对比
图3 PDCA管理前后合同规范情况对比
另一方面,实施一系列改进措施,经济合同管理质量的提升不仅体现在总体数量和比例上,集中突出的不规范类别中个别单项不规范情况的数量也有所改善。
图4 单项不规范情况对比
4.Act 阶段
通过一系列改进措施的实施,医院内部审计部门对后续的经济合同事前审签送审材料规范情况进行汇总分析,各相关业务部门的合同在管理质量方面有所提高,院务会立项材料不完整以及中标结果等材料上传有误等问题已基本杜绝,流程倒置和上传材料要素不全等问题仍存在需继续监测,经监测也发现了一些合同金额及付款方式有误等新问题,需要深入分析主要原因,相互协商讨论,结合实际情况制定有计划、分步骤实施的改进措施,成为下一步工作的重点持续改进并转入下一个PDCA 循环。
四、体会与思考
PDCA循环管理法通过不断提出问题、分析问题、会同各关键岗位人员寻找解决问题的方法、制定并实施相关措施、关注后续跟踪监督与检查评价,促进医院管理工作质量在不断循环中得到提高。医院的管理是一个循环向上的系统工程,进行PDCA循环时,尤其应该要关注C、A 环节,在此基础上进行策划,对提高策划的水平和有效性有着重要意义,从而能够促进整个公立医院管理系统的提高。经济合同事前审计是一个动态的不断完善和改进的过程,通过对各个阶段进行评价和分析,借助经济合同事前审计来发现流程中的关键点和风险点,制定一系列合理而有效的改进措施,结合质量管理工具不断完善,持续改进,使得经济合同管理逐步制度化和规范化。