金堂县第一人民医院･四川大学华西医院金堂医院 张琳

　　【摘要】：PDCA循环通过计划、实施、检查、处理等四个阶段持续改善管理质量水平。本文以某三级医院为例，将PDCA循环应用于构建和完善经济合同管理体系中，优化流程，防范风险，有效提高医院经济合同管理水平。

　　【关键词】：PDCA循环管理法 医院 合同管理 应用

　　一、PDCA循环基础概念与内涵

　　PDCA循环由美国质量管理专家休哈特博士首先提出，将质量管理分为计划(Plan)

　　执行(Do) 检查(Check) 处理(Act)四个阶段。日本企业家富田和成在管理过程中将PDCA循环修正为计划(Plan) 实施(Do) 验证(Check) 调整(Adjust)四个阶段。美国质量管理专家戴明将其用于改善产品质量，使其在质量管理中得到了广泛的应用，所以PDCA循环又叫戴明环，是全面质量管理体系运转的基本方法。

　　二、PDCA循环在医院经济合同管理中的意义

　　经济合同是单位法人之间为实现一定的经济目的，明确双方权利和义务关系的协议。随道医改的不断深入，医院的经济业务活动日趋活跃，设备购置、工程建设、技术咨询、技术服务、房屋租赁、对外租车和车辆保险等都需要签订经济合同。医院的正常运转离不开良好的合同管理体制。

　　某三级乙等医院审计科负责对全院经济合同进行事前、事中、事后的审核工作，发现经济合同是由各业务承办部门分别管理，没有建立合同台账;有个别经济业务活动没有合同;签订经济合同内容过于简单，条款中争议解决的具体地点和方式不明确，没有签订日期或签订时间滞后;对外签订合同没有授权;合同履行完毕后，没有将相关材料实行归口管理存档等等一系列问题。审计科组织相关科室运用PDCA循环管理法对医院经济合同管理进行规范，取得了一定的效果，加强了医院经济合同管理，有效维护单位合法权益、减少了医院经济运行风险。

　　三、PDCA循环在医院经济合同中的具体应用

　　(一)P(Plan)：计划制定阶段

　　1.成立合同质量管理改进工作小组。由审计科牵头组织党办、院办公室、财务科、设备科、后勤保障科、运管信息科等部门负责人和部分专科经营助理共12人成立了合同质量改进工作小组，采用无小组领导会议讨论的方式进行了头脑风暴，对合同管理中存在的主要问题及其存在原因进行了分析。

　　2.问题聚焦

　　合同管理质量改进工作小组充分运用头脑风暴和柏拉图，根据“二八法则”，对其存在问题进行了分析，梳理出的主要原因如下：

　　图1：柏拉图问题分析

　　(1)合同管理无章可循。没有制定适合本单位的合同管理制度。没有集中统一管理，分散在各业务管理部门。合同签署授权不明确。各部门职责不明确。业务主管部门没有严格把关，直接交其他部门审核。

　　(2)合同法制观念淡薄，管理环境差。不按规定的程序审核合同，合同签订、审核流程不规范，对合同文本格式、合同条款内容和文字用语审查不到位，使合同失去了严谨性。有不签合同、倒签(补签)合同现象。

　　(3)合同文本格式、内容不规范，文件表述严谨，条款不完整(履行条款不够详尽、逻辑不严密，龙其是标准、方式、程序和时间，验收条款约定不清楚，违约金、质保金没有约定或约定不够明确，保修期及保修内容不详尽等)。

　　(4)未形成闭环管理。履行过程中没有严格监督控制、合同履行后没有评估和总结，没有明确合同的归档程序要求。合同执行过程中忽视变更管理。合同签订后和合同履行过程中，出现经合同各方协商同意需对合同内容等进行变更时，应签订书面变更协议予以确认而未签订，为合同纠纷埋下隐患。不重视履约证据资料的收存。合同履行过程中，不按规定收集和保存有关的往来文书、票据、单证、电报、电传、信函等文件资料;合同履行完毕，无合同管理部门对相关材料进行收集，没有及时办理存档。

　　3.问题产生原因分析

　　医院合同管理部门分散在设备科、后勤保障科、药剂科、综合办、保卫科、财务科等各业务承办职能科室，没有实行合同归口管理，没有合同管理制度，各部门职责不明确，不签合同、倒签(补签)合同，由供应商提供的合同或格式条款，导致合同内容过于简单、付款方式不合理，合同约定不具体等，针对存在的问题，合同管理质量改进工作小组进行逐项分析，运用鱼骨图进行根因分析，深入查找原因。

　　图2：鱼骨图根因分析

　　4.针对以上梳理出的主要问题原因，合同管理质量改进工作小组进行了逐项分析，制订了有针对性的改进措施，明确了责任部门、时间进度。

　　图3：整改计划

　　图4：甘特图整改计划完成时间表

　　计划完成时间表

　　5.管理目标

　　通过运用PDCA循环质量管理工具，建立健全合同管理制度，明确合同归口管理部门及相关职责，对合同签订、履行、验收实行闭环管理，提高财政资金的使用效益和效率。

　　(二)D(Do)：按计划实施阶断

　　1.建章立制。针对合同管理无章可循的问题。财务科牵头制定了《医院合同管理制度(试行)》并下发到各科室，确定了合同订立、审核与会签、履行与管理流程，明确了各科室责任、授权审批程序，合同归档管理部门，增强了各科室的责任意识，从源头上加强合同管理。审计科制定了《医院合同审计实施办法(试行)》，明确合同审计重点、送审人、送审时间，送审资料，取件人，取件时间。

　　2.组织培训。院内由审计科牵头组织设备科、财务科、后勤保障科、人事科、科教科、医务科、护理部等职能部门相关人员学习《医院合同管理制度(试行)》《医院合同审计实施办法(试行)》，使相关人员了解合同签订审批流程、合同管理的基本风险点，明确了职责，加强了风险防范的意识和能力。二是选派纪检组、审计科、设备科、财务科等业务骨干外出参加内控体系培训，丰富了内部控制理论知识，提升了实际操作水平，为医院经济活动的合法合规起到了积极的推动作用。

　　3.建立合同范本。为规范合同格式、条款、内容，审计科协助设备科、财务科等职能部门分类制定常用的合同范本，根据采购项目情况与合作方就合同范本进行协商、谈判，撰写具体合同内容，由律师审核后，提高分管领导审定。对保洁、安保、停车场、绿化管养、食堂、超市等外包业务合同明确工作质量要求及相关考核细则。争议解决地在合同中约定为医院所在地人民法院。质保金比例为合同总价的3%-10%，并将质保金保留至质保期满后支付。工程类合同预付款比例严格控制在30%以内，设备购销合同，在设备验收入库投入使用后再支付一定比例货款;技术服务类合同，应根据提供技术服务进度协商付款进度比例。

　　4.改进反馈方法。完善了合同主要条款审核意见表，由送审部门负责人落实认领问题并签字确认审核意见。

　　5.建立送审登记表。明确送审人、送审时间，送审资料，取件人，取件时间。做到送取有登记，审核有记录。

　　6.建立合同台账。各科室建立经济合同账，对合同的签订和履约情况进行登记。综合办汇总形成全院合同台账，加强合同监管。

　　7.实行归口管理。院办公室完善合同盖章、归档流程，规范公章使用，加强全院合同统一管理。

　　(三)C(Check):检查阶段

　　加强监督检查，检查计划的执行效果。通过定期或不定期对各部门合同管理情况进行必要的监督检查，包括对合同的签署格式、付款情况、台账建立、合同签订、合同会签等进行了检查。发现有个别职能科室未切实履行职责，在合同管理中仍然存在未建立合同台账，有个别合同签订无授权委托书，有个别合同签订时间早于与会签时间等等问题，针对检查出来的问题工作小组及时将相关意见建议反馈给相关科室，督促其及时纠正，确保整改落实到位并取得实效。

　　(四)A(Act)：处理阶断

　　针对发现的问题进行整改，同时把还未解决的问题反映到下一个PDCA循环。通过一段时间的齐抓共管，通过历时12个月的PDCA循环管理方法，合同管理取得了一定的效果。各科室协调合作，人员素质明显提高。对合同重要性的认识明显提高，重视程度明显增强，内部审计建议基本落实，合同签订、审核、履约、付款流程更加顺畅，合同质量明显提高，有效降低了合同风险、医院的合法权益得到了保障。

　　图5：运用PDCA循环管理法经济合同管理情况前后效果对比

　　图6：运用PDCA循环管理法前后经济合同存在问题对比

　　下一个循环的重点是继续加强医院经济合同管理制度的完善、合同履行的监管及合同管理奖惩机制的建立，提高医院经济合同管理水平。

　　总之，PDCA循环是一个阶梯式上升的过程，是动员团队力量提升医院品质的重要方法，将PDCA循环管理运用到医院经济合同管理中，对提高医院经济合同管理科学性的有效性起到周而复始的推动作用。