据资料统计,医院药品、仪器设备、医用卫生消耗材料、办公用品等物资的年采购成本是医院年收入的65%左右.因此,研究医院采购流程,加强医院预算、采购管理,控制采购成本,对降低和控制医疗费用,为患者提供优 质、高效、安全、快捷、经济的医疗服务,提高医院竞争力具有重要的意义。

　　1、XX医院物资采购业务流程调查

　　1.1 简要介绍

　　采购是为医疗工作提供保障活动的最主要功能之一，直接影响到医疗成本或利润的升降。因为，现代化医院的竞争，不仅包括技术的领先、也包括以采购来降低成本，从而帮助医院占据新的优势。如何让采购工作为医院发展提供关键性的贡献?如何使之在供应链作业中发挥更大的绩效?都有赖于采购工作实际而有效的各项活动。建立采购管理信息系统，对物资采购的物资流、信息流、资金流进行管理，使采购工作程序化、规范化、制度化，对于有效地实现采购供应职能起到关键的作用。

　　1.2 物资采购的组织结构图及功能分析

　　1.2.1 组织结构图

　　图1 XX医院物资采购组织结构图

　　1.2.2物资采购组织管理机构与物流的关系

　　图例：----→资料传递关系 ---→资金流动关系

　　物资流动关系

　　图2 物资采购组织管理机构与物流的关系(原)

　　1.2.3 组织/业务关系分析

　　图3组织/业务关系(原)

　　图中：

　　“*”表示该项业务是对应组织的主要业务(即主持工作的单位);

　　“×”表示该部门是参加协调该项业务的辅助单位;

　　“√”表示该部门是该项业务的相关单位;

　　空格：表示该部门与对应业务无关。

　　1.3 物资采购现行业务流程

　　图4物资采购业务流程图(原)

　　2物资采购分析

　　2.1医院物资采购管理的现状

　　医院物资种类繁多，从医院经济管理角度，把这些物资按其价值分为：固定资产、低值易耗品、药品及医用材料等，对于以上几种不同的类别物品分别采取不同的采购方式。凡国家集中招标采购的物资如: 大型医疗设备、药品、部分医用材料等在政府集中采购目录内及限额以上的，按《招投标法》和《政府采购法》等要求采购。而对于采购限额以下及政府集中采购目录以外的物资采购由医院自行组织招标采购，而XX医院一直采用分类集中并配合竞争性谈判方式进行,以此降低采购成本, 提高医院经济效益。

　　2.2 组织结构及功能问题及改进

　　由组织结构图和组织/业务关系分析可看出，医院各项物资采购信息虽已在总务科、设备科、药剂科及财务科进行了会签，最后在院办处进行了归集并等待分拣后进行上报的工作，但各项采购信息是孤立的分散的。采购工作变得非常零散，计划性、预算管理效果甚微工作效率较低，几乎每次的院务会都要处理A科室要买电脑、B科室要买打印机、C科室要买呼吸机、……。目前，医院有多少电脑、打印机、呼吸机，……都分布在什么部门，使用效能怎样，有无积压，是否可调配使用等等这类使用信息、管理信息不易取得，且没有部门站在医院的角度对各科室各类物资配备如何，其还需配备那些物资，怎样配备、如何安排采购等等信息进行分析和归集，采购的物资是否符合医院未来战略发展和目前业务发展的要求。物资配备后，科室使用状态及运营成本分析等，都有待进行统筹管理。

　　如按如下组织结构进行工作并配以信息系统，如图

　　图5 XX医院物资采购组织结构图(改进后)

　　图中运营部主管人员应专职从事医院物资运营规划、采购管理、信息处理等工作，结合医院未来的规划、目标等信息，整合现有资源，发挥物资管理的最大效益。将对工作有较大改善，并且能改善教学性医院的领导及科主任一肩多职，既要对医院(科室)进行管理，又要进行教学、科研工作的压力。组织/业务关系分析则如图

　　图6 组织/业务关系(改进后)

　　图中：

　　“*”表示该项业务是对应组织的主要业务(即主持工作的单位);

　　“×”表示该部门是参加协调该项业务的辅助单位;

　　“√”表示该部门是该项业务的相关单位;

　　空格：表示该部门与对应业务无关。

　　且运营部配备专职人员深入各临床科室收集科室各类信息，包括科室物资采购信息(如：根据目前业务及未来发展，科室已配备了什么、还需配备什么，科室运营成本如何，这些信息输入运营信息系统后，在院内统一规划、调配就有可能，也可方便的、有计划的进行采购管理工作)。

　　2.3组织业务流程存在的问题

　　由业务流程图可了解，物资采购的采购计划、采购招投标、合同谈判、安装验收、物资保管、采购付款等环节都有大量的信息流。目前，只在采购付款环节的财务账、设备科的固定资产账及总务科的低值易耗品和卫生耗材账的片段信息流，而其他环节都只是手工填制的资料，在档案管理较好时，才能保证可查阅到所需要的信息，且各类资料格式不一 。对于物资采购中关键环节之一的招投标工作，所有信息如：(1)目前医疗市场上供应商的情况、市场占有率、主要用户等。(2)医院以前购入的产品价格、配置和数量;使用与售后服务情况(3)医疗产品的使用范围和性能，产品的配置和耗材，软件和扩展功能等等，都未能采用信息系统进行管理，无法和其他现有信息系统形成资源共享。

　　3、新系统模型

　　3.1 新系统建设的总体要求

　　①通过实施该信息系统能够使XX医院引入先进的管理思想和管理模式，使医院资源能够在内部得到集成、优化管理，最大限度的发挥各类资源的作用。

　　②系统集成性：使物资采购各环节信息模块间的数据输入有完整的输入维护接口，全部模块实施完成后，所有基础数据保证在系统中只有唯一的输入即可完成其相关的所有流程。

　　③系统的柔性化设置：能打破各子系统之间的壁垒，支持机构改变后对业务功能的调整，实现业务流程的可视化动态重组，满足未来发展和系统的扩展。

　　④系统具有安全性。

　　⑤决策查询功能：要求系统除具备报表、查询、统计功能外，需要提供数据分析工具，对历史及系统业务数据进行组合、多维分析。

　　⑥提供与excel等通用软件转换数据的功能。

　　3.2 新系统建设目标

　　①建立一个从采购计划管理、采购招投标管理、安装验收管理、仓储管理、科室运营管理到付款管理的集成系统。

　　②加强采购计划和管理，实现全面预算管理。

　　③规范采购招投标工作，从采购公示、投标供应商信息、投标邀请书、招标文件、评标办法、结果公示的规范化信息系统。并且还包括(1)目前医疗市场上供应商的情况、市场占有率、主要用户等。(2)医院以前购入的产品价格、配置和数量;使用与售后服务情况。(3)医疗产品的使用范围和性能，产品的配置和耗材，软件和扩展功能等等。降低采购成本，与应付账款管理的有效集成。

　　④规范库存管理，增加库存管理的透明度，降低库存成本，与财务有效集成。

　　⑤加强对物资使用科室的跟踪，对物资用于科室医疗和辅助医疗业务使用时间、次数、耗材的费用、其他费用(如水、电费)进行有效跟踪和核算，并准确及时反映，提供科室运营成本的动态信息。提供医院各科室的多角度、全方位的运营状况查询功能和报表。

　　⑥建立规范的信息收集、采集、管理、分析体系。

　　⑦提供决策支持信息。

　　3.3 新系统的子系统

　　图7 子系统划分

　　3.4 新系统的功能结构分析

　　3.4.1综合计划模型

　　综合计划使一切医疗服务工作和管理活动的基础。它提供①医院发展的战略计划模型②提供业务开展的模型。

　　3.4.2 招投标工作模型

　　通过供应商的各项信息分析可以得知该医疗产品市场占有率、产品销量、产品质量及指标、产品性能、供应商的履约能力。进而决定是否向其发出招标邀请书，提高医院购进物资质量，降低采购成本及运营成本。

　　3.4.3 合同谈判模型

　　通过招投标模型的基础数据，决定与该供应商的格式合同内容。

　　3.4.4 库存管理模型

　　对物资进行ABC分类，确定各类物资的重订货点和经济订货批量。

　　3.4.5 成本管理模型

　　收集各类物资的直接成本和间接成本，为医疗工作的开展提供数据决策依据。

　　3.4.6 应付账款管理模型

　　主要是对物资采购付款进行统筹规划，合理调配资金，提高资金使用效益。

　　3.5 新系统的流程改进

　　图8 物资采购业务流程图(改进后)

　　4、总结

　　通过物资采购组织机构及信息系统的建立，可使医院的物资采购管理从以往手工管理模式进入计算机软件管理模式，可有效加强医院固定资产、药品、医用材料及其他材料等的管理及对供应商的管理,实现了物资采购管理规范化、统计查询自动化、操作流程简单化、标准化。应用该信息系统将提高管理效率、促进医疗服务质量的提升、降低成本、实现信息反馈和提高医院运营效率。